Même si c’est une « bête noire » pour plusieurs, le budget est un élément important dans une demande de subvention et mal conçu, il pourrait mener à un refus de votre demande. Il est donc essentiel de s’assurer qu’il soit un atout pour votre demande, et non le contraire. Pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie lors de sa conception, vous pouvez valider si vous retrouvez les 3 qualités suivantes dans votre budget.
Être réaliste
Vous devrez présenter des preuves de vos dépenses à la fin de votre projet subventionné. Cela implique que le budget qui sera joint à votre demande de subvention devra refléter le plus réalistement possible les dépenses que vous anticipez devoir faire pour votre projet.
Si l’idée vous prends de « gonfler » les dépenses pour aller chercher une subvention plus avantageuse, ayez en tête que les personnes qui évaluent votre demande en voient passer des dizaines, voire des centaines, et ont donc une grande expérience en évaluation de dépenses pour un projet. Cela pourrait donc mener à un refus de votre projet, et dans le cas où celui-ci serait quand même accepté, vous pourriez faire face à devoir rembourser une portion de subvention qui vous aura été versée en trop.
Dans le cas où vous sous-estimez les dépenses, sachez que si votre projet coûte beaucoup plus cher que prévu, vous devrez très probablement débourser la différence de votre propre poche. En effet, une fois votre contrat de subvention signé, il ne vous sera pas possible de demander au bailleur de fonds davantage d’argent.
Être justifiable
Tous les montants qui sont indiqués dans le budget doivent être expliqués, afin que les membres du jury comprennent facilement à quoi servira l’argent. Un budget qui présente une dépense « Publicité » avec le montant 2 000$ à côté va générer beaucoup plus de questionnements qu’une dépense nommée « Publicité (journal local 750$, impression de 1 000 flyers 1 250$) ». L’objectif ici est que les personnes qui évalueront votre demande auront à se poser le moins de questions possibles, que le tout soit clair et fluide pour elles.
Offrir des explications suffisantes dans votre budget vous permettra de vous assurer d’un autre élément important : celui que votre budget soit bien ventilé. Ça peut être très tentant de regrouper des dépenses ensemble, afin que le budget soit le plus court et le plus simple possible, mais parfois ça peut jouer des tours. Imaginez un projet qui est fait en collaboration avec 2 autres artistes. Si vous nommez une dépense « Cachet artistes » avec le montant associé, cela peut porter le jury à se demander combien d’heures travaille chaque artiste sur le projet, sont-ils rémunérés à leur juste valeur, etc.
Être en cohérence
Bien que présentée en dernier dans cet article, la cohérence est une qualité essentielle d’un bon budget. Dans la rédaction de votre projet, vous présentez les différents éléments qui le composeront, les efforts que vous déploierez, les collaborations que vous devrez faire, etc. Chacun des éléments présentés qui impliquent une dépense devra se refléter dans le budget. L’inverse est aussi vrai : les dépenses que vous aurez indiquées devront également se refléter dans votre rédaction.
Il est donc fortement recommandé de faire une lecture attentive de votre rédaction pour repérer tous les éléments qui mènent à une dépense, que ce soit implicite ou non. Par exemple, si on parle qu’on veut produire des flyers et les distribuer dans les écoles, il faut possiblement prévoir des dépenses de graphiste et/ou d’illustrateur·trice, d’impression et de déplacement pour aller porter les flyers aux différents emplacements.
Une lecture du budget peut également être faite, en faisant l’exercice de repérer dans la rédaction les éléments qui y sont associés. Donc si on y retrouve par exemple des dépenses relatives à la publicité du projet, mais qu’il n’y en a aucune mention dans la demande, on peut deviner que des ajustements sont à apporter dans la rédaction afin de refléter les efforts publicitaires qui seront faits dans le cadre du projet.
Si je devais conclure en vous donnant un ultime conseil pour votre budget, ce serait celui-ci : assurez-vous que celui-ci ne génère pas de questions aux membres du jury, mais qu’en fait il apporte davantage de détails et complémente la rédaction de votre projet.