Si Florence Brunet-Doré parvient à être aussi efficace à chaque mois dans la gestion de son entreprise, c’est qu’elle a compris qu’il lui fallait déléguer et automatiser le plus de tâches possible. Elle peut ainsi se concentrer sur ce qu’elle fait de mieux : créer des produits cosmétiques unisexes naturels à partir d’ingrédients biologiques, équitables, et à prix doux.
De nature cartésienne et analytique, c’est en 2015 que l’entrepreneure a mis à profit les compétences en gestion qu’elle a développées au cours de sa formation en gestion touristique à l’ITHQ pour démarrer DEUX Cosmétiques.
Elle nous plonge au cœur des méthodes de gestion qu’elle a méticuleusement ficelées dans le but d’optimiser au mieux la relation avec ses clients, et par le fait même, s’éviter des prises de tête. Survol d’un mois de gestion avec l’entrepreneure accélérée en 2018.
Gestion des priorités
Pour partir le mois du bon pied, Florence inscrit dans un fichier toutes les tâches qu’elle doit accomplir à la fois pour se libérer l’esprit et définir les priorités auxquelles elle devra accorder son attention. « J’ai rapidement adapté et implanté la matrice d’Eisenhower (que j’ai appelé mon vide-tête) afin de passer au travers des tâches en fonction de leur priorité », explique-t-elle.
Pour déterminer ensuite un ordre de priorité, Florence assigne aux tâches un chiffre entre 1 et 10 (10 = prioritaire). Pour guider cette assignation, elle suggère de se demander si telle tâche :
- requiert peu de temps et rapporterait de l’argent rapidement?
- exige peu de temps et génèrerait de la visibilité rapidement?
- doit être faite d’un point de vue légal?
- entraîne des pertes d’argent si elle n’est pas exécutée maintenant?
- nuit à la réputation de l’entreprise si elle n’est pas exécutée maintenant?
- nécessite deux minutes ou moins à accomplir?
La créatrice de cosmétiques utilise TRELLO pour lister ses tâches : « Je trouve ça facile puisque je n’ai qu’à glisser les tâches dans la colonne “ fait ” lorsqu’elles sont terminées, et c’est très satisfaisant! ». D’autres outils peuvent être intéressants à cet effet, tels qu’Asana ou encore Doist. Dans tous les cas, déterminer les tâches prioritaires permet de concentrer son attention et son énergie à ce qui assurera un plus grand impact à la croissance de son entreprise.
« J’ai dû laisser tomber certaines choses et apprendre à tourner les coins ronds sur l’administration, afin de canaliser mon désir de perfection vers mes produits et mes clients. », ajoute-t-elle. Comme le mentionne l’entrepreneure, faire preuve d’indulgence envers soi-même est en ce sens un élément important à prendre en compte dans la gestion de ses priorités, et de son énergie.
Gestion des inventaires et des matières premières
À tous les lundis, la semaine de Florence débute en recevant électroniquement un compte-rendu de ses inventaires physiques en provenance de son entrepôt. Elle peut alors déterminer les produits à fabriquer dans la semaine ainsi que les ingrédients qu’elle devra commander en vue de ses prochaines productions.
Pour la gestion de ses matières premières, Florence utilise le programme SoapMaker, dans lequel sont rassemblées les recettes (ingrédients, quantités et préparation) qui se rattachent à la production de ses cosmétiques. Et c’est ici que la magie s’opère : à chaque fois qu’elle termine une recette, son programme actualise l’inventaire pour qu’il demeure à jour.
La planification de ses inventaires se poursuit à partir de ces données. Elle entre dans son programme les recettes qu’elle prévoit effectuer un mois et demi à l’avance, puis il l’informe des quantités qu’elle devra commander. « J’adapte toujours mes planifications de production en fonction des ventes des années passées et des ingrédients qui sont présentement en inventaire », précise Florence.
Gestion des ventes en ligne et des livraisons
Si un produit affiché dans sa boutique en ligne ne peut être livré en quelques jours, il indiquera automatiquement la mention « rupture d’inventaire ». On ne se prend pas la tête ici.
Depuis 2018, Florence envoie tous ses produits finis dans un entrepôt externe qui reçoit les commandes web et les traite pour elle. Tout ce qu’elle a à faire, une fois par semaine, c’est de créer un bon de livraison pour signaler l’envoi des produits à la logistique tierce partie (3PL).
Du côté des distributeurs, tout est automatisé également. Comme DEUX Cosmétiques compte plus de 50 revendeurs, la relation avec ceux-ci aurait grugé tout son temps. Elle a donc eu recours à une agence numérique pour personnaliser son site internet afin de permettre aux distributeurs de se connecter à leur compte pour passer des commandes. Elle a automatisé également l’ajout de démos, mis en place des paliers qui déterminent les frais de livraisons, indiqué un minimum d’achat requis, etc.
Que ce soit pour les consommateurs ou les boutiques, la facture se crée automatiquement grâce à ce logiciel qui fait le pont entre les commandes WooCommerce et Xero. Il ne lui reste ensuite qu’à concilier la facture avec le dépôt Stripe lors de sa tenue de livre.
Comptabilité
« Au démarrage de mon entreprise, la comptabilité passait par Excel. Par contre, rapidement, j’ai ajouté XERO et ReceiptBank à mes outils pour tout automatiser ». Un vendredi sur deux, elle termine sa semaine par la tenue de ses livres. Puis, à chaque trimestre, elle rencontre son comptable qui l’aide à planifier ses finances, ajuster certaines décisions et répondre à ses questions techniques.
À la lumière de cette routine de gestion, on remarque que la clé du succès chez Florence réside dans le fait qu’elle s’entoure d’experts à qui elle délègue tout ce qui ne concerne pas la confection de cosmétiques, et qu’elle concentre son énergie sur ce qui aura un impact significatif dans la croissance de son entreprise.
Rien n’a été laissé au hasard dans sa routine de gestion. Son mois débute ainsi par la gestion de ses priorités, pour se poursuivre avec la gestion de ses inventaires, ses ventes et livraisons, puis sa comptabilité. Elle a vite réalisé qu’ « en terme de temps, lorsque 95% de ce temps est passée à produire, il ne lui resterait que quelques heures pour répondre au courriels, envoyer les factures, faire une publication Facebook etc. ». C’est donc à partir de ce défi qu’elle a mis en place cette procédure avec brio qui contribue au succès de DEUX Cosmétiques.
Ses conseils pour tout bon gestionnaire
- Conseil #1 : « Ne pas considérer les applications ou les programmes de comptabilité comme une dépense, mais plutôt comme un investissement en termes de temps. Cette ressource est plus que précieuse. De plus, ces programmes peuvent vous éviter plusieurs employés qui coûteraient drôlement plus chers. »
- Conseil #2 : « Mettre en place une gestion d’inventaire de produits finis adéquate et rapide, qui prévoit en amont les inventaires et matières premières. On sauve ainsi énormément de temps (et d’argent!). Et si c’est possible, acheter en vrac les matières premières afin de ne pas en manquer (en plus ça coûte tellement moins cher au volume). »
- Conseil #3 : « Penser au coût d’opportunité lorsqu’on prend une décision. À long terme, est-il réellement plus rentable de garder à l’interne sa création de site internet, ses envois de colis, sa tenue de livre? Est-il réellement plus rentable de faire à la mitaine ses inventaires? De plus, il est important de ne pas choisir ses programmes informatiques ou ses partenaires seulement en fonction de leur tarif, mais aussi en fonction de la valeur qu’ils ajoutent. Il faut s’entourer de gens qui font des choses plus rapidement et mieux que nous, qui nous permettent de garder notre temps pour le dédier à ce en quoi nous excellons. »
Pour consulter les outils de Florence
- Xero et Receipt bank pour la comptabilité.
- Sa boutique en ligne créée sur mesure et qui intègre des modules d’extension adaptés à ses besoins.
- La technologie de la logistique tierce partie (3PL) qui lui permet de consulter ses inventaires en temps réel ainsi que les commandes en ligne qui n’ont pu être complétées en raison d’une rupture d’inventaire.
- One Saas qui associe ses ventes web à XERO, puis crée une facture unique par commande.
- SoapMaker où elle répertorie ses recettes et peut y effectuer le suivi de sa production.
- TRELLO, pour tenir à jour sa liste de tâches.
À noter : certains propos ont été reformulés par souci de clarté.
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Crédits photos : Frédérique Brunet-Doré / Juk Demontigny