Lorsqu’on est artisan·e entrepreneur·e, il n’est pas toujours évident de déterminer ce en quoi consistent les dépenses déductibles. Ou encore même de départager les dépenses personnelles et celles de son entreprise. Pourtant, une chose est sûre : « déduire ses dépenses permet de diminuer le revenu imposable, c’est-à-dire le montant sur lequel les impôts sont calculés », explique la comptable Marilyne Mosconi de l’agence Le Chiffre. Experte en la matière et coach au sein de l’Accélérateur des artisans du Québec, Marilyne a accepté de répondre à nos questions dans le but de mettre de la lumière sur les zones grises de cet exercice qui nous cause trop souvent des prises de têtes!
Tout d’abord, à quelle fréquence faut-il idéalement comptabiliser ses dépenses?
Marilyne Mosconi : Tout le monde a son processus. S’ils ont peu de dépenses, certains vont les mettre dans une pochette et ne les comptabiliser qu’a la fin de l’année. C’est valide en soi, mais cela ne permet par contre pas de suivre sa performance financière au cours de l’année. La personne ne sera pas en mesure de savoir si elle gagne ou perd de l’argent. C’est donc une stratégie peu pertinente, surtout dans le cas d’un·e artisan·e qui s’inscrit à l’Accélérateur dans le but de faire croître son entreprise. Dans ce cas, je suggèrerais au minimum de le faire une fois par trimestre. L’idéal selon moi est par contre de le faire mensuellement, car c’est beaucoup plus facile ainsi de reconnaître les transactions lorsque le tout est encore frais dans sa mémoire.
Qu’est-ce qui peut être considéré comme une dépense?
Marilyne Mosconi : Pour déduire une dépense, que notre statut soit celui de travailleur autonome ou de propriétaire d’une entreprise incorporée, il faut avoir une preuve que le montant à a été payé (contrat, reçu, etc.). De plus, il faut que la dépense soit en lien avec ses activités d’affaires.
• Fournitures de bureau (crayons, cahiers de notes, etc.);
• Forfaits de téléphone et d’internet;
• Déplacements;
• Publicité;
• Taxe d’affaires, permis, cotisations professionnelles;
• Formations, ateliers de perfectionnement;
• Dépenses de voyages d’affaires auprès de distributeurs ou de partenaires (hôtel, billets d’avion, location d’auto);
• Participation à des marchés. Le transport, l’inscription, le logement, les repas (à 50 %);
• Congrès. Le transport, l’inscription, le logement, les repas (à 50 %), la cotisation obligatoire, à raison de deux congrès par an;
• Honoraires, consultations;
• Frais d’entretien et de réparations. Ne s’applique pas à l’auto et la maison;
• Assurances. Celles-ci doivent être liées au travail (ex: assurance salaire ou invalidité). Les assurances d’habitation ou automobile ne s’appliquent pas dans cette catégorie;
• Frais financiers, comme par exemple ceux reliés à un compte de banque entreprise;
• Loyer. Un atelier loué peut être déductible à 100%. Si celui-ci est à la maison, il faut déduire le pourcentage d’espace utilisé à des fins commerciales (voir la section ci-dessous).
Quelles dépenses s’avèrent parfois nébuleuses?
Marilyne Mosconi :
- Le loyer : il est possible et avantageux de déduire une partie de ses propres frais d’habitation. Ce calcul se fait habituellement qu’une seule fois par année (normalement par son comptable), mais il est pertinent de rassembler toutes les dépenses admissibles en cours d’année pour ne pas en oublier (loyer, entretien, chauffage, électricité, assurances, etc.). Intuit, qui est derrière la genèse de Quickbooks, a publié un article qui aborde les règles à suivre reliées à cet exercice.
- Le kilométrage : il sera habituellement calculé en fin d’année seulement. Toutefois, il est important de rassembler les dépenses qui s’y rattachent (carburant, assurances, entretien et réparation, frais de location, etc.). Le plus important est de tenir un registre de son kilométrage, car il serait demandé par les autorités fiscales dans le cas d’une éventuelle vérification. Il y a de nos jours plusieurs outils faciles d’utilisation pour la tenue d’un registre de kilométrage. Nous n’avons plus besoin de tenir un cahier de notes qui comprend l’ensemble de nos déplacements. Une application que je suggère à mes clients est MileIQ. Elle fait le suivi de vos déplacements via la géolocalisation de votre cellulaire, et vous n’avez qu’à indiquer s’il s’agit d’un déplacement personnel ou d’affaires. À noter qu’un déplacement entre son lieu de résidence et son lieu de travail n’est jamais considéré comme un déplacement d’affaires.
Quels sont les outils à avoir pour bien comptabiliser ses dépenses?
Marilyne Mosconi : Idéalement, un logiciel comptable comme Quickbooks en ligne facilite grandement le suivi de ses dépenses. S’il y en a peu, Excel est également un bon moyen. Pour le kilométrage, il faut veiller à effectuer le suivi avec l’application suggérée ci-haut ou autre outil pertinent.
Combien de temps faut-il garder une preuve de ses achats? Avez-vous des suggestions pour conserver ses reçus sans s’éparpiller?
Marilyne Mosconi : La règle générale est de les conserver six ans après la fin d’année d’imposition. Il y a quelques outils utiles en ligne pour la gestion des documents. Tous nos clients au Chiffre utilisent d’ailleurs l’application Dext, au coût de 12$ par mois. Avec cette application, ils peuvent prendre des photos de leurs factures et reçus via leur téléphone, ou encore transférer des factures reçues par courriel à leur adresse courriel « @dext.com ». Cela leur permet de conserver toutes leurs pièces justificatives à un seul endroit. Il est également possible d’intégrer cette application avec Quickbooks ce qui facilite d’autant plus la procédure! Il y a probablement d’autres applications semblables, mais c’est pour nous la seule que nous utilisons. Je crois que c’est mieux d’utiliser une application comme celle-là, parce qu’on peut gérer autant les factures reçues par courriel que celles qu’on a sur papier (grâce à la prise de photo).
Quels sont les conseils les plus fréquents que vous adressez aux artisan·e·s que vous avez accompagné·e·s dans la dernière année?
Marilyne Mosconi : Plusieurs ne gèrent que très peu leurs finances… Ils et elles ne savent pas si leur entreprise est réellement profitable. Je comprends que de faire beaucoup de profits n’est pas l’objectif de toutes et tous les artisan·e·s, mais à mes yeux de comptable, c’est essentiel de vérifier la chose afin d’être en mesure de gérer son entreprise de manière durable. Avec l’Accélérateur des artisans du Québec, les entrepreneur·e·s ont besoin d’avoir un système comptable, donc c’est déjà un super début; plusieurs artisans touchaient à leurs finances pour la première fois et étaient enfin en mesure de voir où ils et elles gagnaient ou perdaient de l’argent.
- Conseil #1 : gérer ses finances via un logiciel comptable ou un suivi Excel solide!
- Conseil #2 : bien départager les dépenses d’affaires des dépenses personnelles. Le gouvernement peut faire un suivi et causer non seulement des vérifications interminables, mais surtout occasionner des conséquences financières potentiellement très couteuses!
- Conseil #3 : s’assurer de gérer ses taxes convenablement