✨ Une journée type à Mégantic dans la vie de notre adjoint·e à la direction
- Passer par chez le voisin Ditchfield Microtorréfacteur avant de s’installer au bureau, dans notre magnifique QG
- Accueillir la cohorte de l’Accélérateur pour leur séjour de formation
- Contribuer à organiser la prochaine série de formations des Cliniques entrepreneuriales
- Mettre à jour la fiche de l’artisan·e entrepreneur·e récemment établi·e dans le quartier d’artisan·es, à deux pas du bureau
- Luncher sur le bord du lac Mégantic et faire une saucette avant de revenir travailler
- Discuter avec la directrice générale des activités de réseautage à venir avec la communauté
- Avoir le sentiment du devoir accompli en classant une belle pile de factures au bon endroit 😉
- Planifier la réception de l’inventaire des produits des artisan·es présent·es en boutique
- Discuter avec un·e touriste en vacances qui souhaite rapporter quelques souvenirs faits à la main dans la région
- Aller prendre l’apéro sur la Montagne de la Croix avant de se diriger à la Chapelle du Rang 1 pour assister à un merveilleux concert de musique
- Se dire qu’on fait partie d’une formidable communauté et qu’on a hâte de recommencer le lendemain!
🌿 Côtoyer la créativité au quotidien, aider les talents de chez nous à rayonner, évoluer au service d’une communauté de passionné·es… Voilà ce qui attend notre futur·e collègue!
Pour tout savoir, voici une description exhaustive du poste.
Titre du poste : Adjoint·e à la direction générale
Statut : Temps plein (35 heures/semaine)
Lieu de travail : Bureaux de Quartier Artisan à Lac-Mégantic
Supérieur immédiat : Direction générale
Entrée en poste : Fin mars 2025
Résumé du poste
Impliqué·e au cœur du développement de l’organisme Quartier Artisan situé dans le cadre enchanteur de Lac-Mégantic, l’adjoint·e à la direction générale joue un rôle primordial dans le quotidien et les activités. Il/elle soutient étroitement la direction dans ses responsabilités administratives, organisationnelles et stratégiques. Il/elle joue un rôle clé dans la coordination des activités, la gestion des espaces, le service aux membres et le bon fonctionnement de l’organisme.
Principales responsabilités
1. Soutien administratif
- Participer à la planification, au suivi et à l’évaluation des projets et activités de l’organisme (Accélérateur, Tournée, Grande Rencontre, formations ponctuelles, ateliers créatifs, etc.)
- Soutenir l’organisation et la logistique d’événements, de campagnes ou d’activités spécifiques à l’organisme.
- Effectuer un suivi des factures et des paiements en collaboration avec le service comptable.
- Soutenir la direction dans la préparation des réunions du conseil d’administration (convocation, procès-verbaux, documents de présentation).
- Superviser certains aspects logistiques liés au fonctionnement quotidien de l’organisme (achats, fournitures, services).
- Gérer l’agenda de la direction générale, coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements, et préparer les documents nécessaires pour les rencontres (ordre du jour, présentations, rapports, etc.).
- Assurer le suivi des courriels et correspondances avec la direction.
- Organiser et maintenir un système efficace de classement et d’archivage des documents.
2. Gestion du quartier général et de la boutique
- Assurer le bon fonctionnement des espaces du quartier général (coworking, salle de conférence, bureaux, atelier) et veiller à l’expérience des artisan·es et client·es qui l’utilisent.
- Gérer les réservations et l’accueil des membres et des client·es.
- Superviser l’entretien et l’aménagement de l’espace pour garantir un environnement inspirant et fonctionnel.
- Coordonner l’inventaire et la mise en valeur des produits artisanaux.
- Soutenir la mise en place d’initiatives promotionnelles et de ventes en collaboration avec l’équipe.
- Assurer le lien avec les artisan·es exposant·es pour le dépôt et le suivi des ventes de leurs créations.
- Contribuer à l’animation de la boutique et de l’espace de coworking par des événements ou activités ponctuelles.
3. Communication interne et externe
- Assurer une communication fluide entre les membres de l’équipe, les partenaires et les parties prenantes.
- Contribuer à la rédaction et à la mise à jour de contenus pour les plateformes de l’organisme (site web, infolettre, réseaux sociaux).
- Participer à la préparation des rapports annuels et autres documents de communication.
4. Service aux membres
- Agir comme point de contact pour les membres et répondre à leurs demandes avec professionnalisme et efficacité.
- Tenir à jour la base de données des membres et en assurer la confidentialité.
- Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de stratégies visant à recruter, fidéliser et engager les membres.
- Informer les membres des programmes, activités, événements et services offerts par l’organisme.
- Recueillir et transmettre les retours des membres afin d’améliorer les services.
Profil recherché
Qualifications et compétences
- Diplôme en administration, gestion ou domaine connexe (ou expérience équivalente).
- Excellentes compétences organisationnelles et gestion des priorités.
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Maîtrise des outils bureautiques (suite Office, Google Workspace, etc.).
- Intérêt pour les arts et la culture, un atout.
- Excellentes aptitudes en communication orale et écrite, en français (anglais, un atout).
- Permis de conduire valide.
Qualités personnelles
- Autonomie et sens des responsabilités.
- Entregent et sens de l’accueil.
- Discrétion et sens de la confidentialité.
- Rigueur et souci du détail.
- Esprit d’équipe et capacité à entretenir des relations harmonieuses avec différents interlocuteurs.
- Intérêt pour la mission et les valeurs de l’organisme.
Conditions de travail
- Équipe mobilisée et dynamique.
- Lieu de travail convivial et inspirant.
- Salaire et avantages compétitifs selon l’expérience.
- Possibilité de flexibilité dans les horaires, selon les besoins.
Application
Faire parvenir un curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation au plus tard le 24 février 2025 à l’attention de Sarah Girouard, à l’adresse courriel sarah@quartierartisan.com.
Merci et au plaisir de lire votre candidature!